Veranstaltungen sind in der Kommunikation ein probates Format, um Interessierte oder Betroffene zu informieren. Gerade bei umstrittenen oder emotionalen Themen ist es wichtig und richtig, Menschen an einem Ort zu versammeln. Neben einem attraktiven Programm braucht es eine umsichtige Organisation, viel Planung, anschauliche Präsentationen und präzise Briefings für die Moderation und die Referent*innen. Dies sei hier vorweggenommen: Die Vorbereitungsarbeiten bleiben im Prinzip die gleichen. Was ist denn nun für eine Online-Veranstaltung speziell zu beachten?
Webinar als Teil von Kommunikationsmassnahmen
In unserem Fall sollten betroffene Unternehmen auf dem Schweizer Holzmarkt proaktiv über ihre neuen Pflichten informiert werden, die für sie mit der Holzhandelsverordnung (in Kraft seit 1.1.2022) gelten. Dazu konzipierten und realisierten wir zusammen mit der Sektion Holz- und Waldwirtschaft des Bundesamtes für Umwelt (BAFU) für den Herbst 2021 ein Webinar auf Deutsch und Französisch. Bereits einige Monate vorher hatten wir die Website www.bafu.admin.ch/holzhandel scharf geschaltet. Mit wichtigen Fachinformationen in drei Landessprachen (DE, FR, IT) inklusive Info-Hub für die Sorgfaltspflicht und der Möglichkeit, den Newsletter «Legaler Holzhandel Schweiz» zu abonnieren. Der erste Newsletter im September diente auch dazu, die Abonnent*innen mit Anmeldelink auf das Webinar aufmerksam zu machen. Zusätzlich wurde das Webinar über Multiplikatoren bekannt gemacht.
In der Kürze liegt die Würze
Bei «few-to-many»-Webinaren ist in Veranstaltungsreihen zu denken. Eine einzelne Online-Veranstaltung dauert nicht länger als 60 bis 70 Minuten. Darum entschieden wir uns im Herbst 2021 für ein zweiteiliges Webinar: In einem ersten Teil holten wir die teilnehmenden Unternehmen mit Basisinformationen zur Holzhandelsverordnung ab. In einem zweiten Teil ging es mehr in die Tiefe mit möglichen Tools für die Praxis und Hilfestellungen, um als Unternehmen das Risiko illegalen Holzes einzuschätzen. Dieses Programm wurde aufgrund einer Bedürfnis-Analyse bei Stakeholdern (Verbände aus Detailhandel und Gewerbe, Holz- und Waldwirtschaft) aufgesetzt. Die Webinare wurden je auf Deutsch und Französisch durchgeführt.
Für die Zielgruppe «Unternehmen» identifizierten wir eine Durchführung in der Mitte der Woche mit einem Zeitfenster von 9:00 bis 11:00 Uhr als idealen Zeitpunkt. Wichtige Vorarbeiten waren:
- Bewegten Einstieg mit dem Fachinterview-Video «Die Holzhandelsverordnung in Kürze» kreieren.
- Eingängige Präsentation mit den Referent*innen gestalten: mehr Bilder als Text, nicht zu viele Folien (gilt für alle Präsentationen!).
- Detailliertes Drehbuch für die Moderation entlang der Folien schreiben.
- Technik und Referate im Vorfeld testen und üben.
Die Technik muss reibungslos funktionieren
Die Besichtigung einer Lokalität und der Infrastruktur fällt bei einer Online-Veranstaltung weg. Auch gibt es kein Catering zu organisieren, das in der Pause oder nach der Veranstaltung die Teilnehmenden verpflegt. Darunter leidet auch der Aspekt des Netzwerkens. Umso wichtiger ist es, dass die Technik reibungslos funktioniert. Hier unsere Tipps für eine erfolgreiche Durchführung:
- Die interessierten Unternehmen sollen sich für das Webinar anmelden.
- Der Zugangslink wird per E-Mail zwei Tage vorher an die Angemeldeten verschickt.
- Diese können den Link auch weiterleiten. So steht das Webinar weiteren Interessierten offen (im Online-Raum gibt es keine Platzbeschränkung).
- Für die «Türöffnung» mehr Zeit einplanen. Die Technik braucht einen Moment für einen strukturierten Einlass.
- Die Moderation erklärt vor Beginn des eigentlichen Webinars zuerst die Technik und die Verhaltensregeln (optimaler Browser, Video und Mikrofon aus, jederzeit Fragen über Chat stellen, Antworten am Schluss).
- Wichtig: Die Information, dass die Veranstaltung aufgezeichnet wird.
Von Vorteil ist, wenn die Technik, die Moderation und die Referent*innen für die Durchführung in einem Raum sitzen, um sich für die Detailorganisation austauschen können – verbal oder non-verbal, zum Beispiel wer welche Frage beantwortet.
Veranstaltung verpasst, kein Problem
Insgesamt haben an den vier Webinaren weit über 100 Personen teilgenommen. Wer live nicht dabei sein konnte, hat die Chance, das Versäumte nachzuholen. Die Webinare sind aufgezeichnet worden (Standardtool des Bundes: Webex). Sie sind auf Deutsch und Französisch in voller Länge publiziert und stehen so allen Interessierten zur Verfügung. Inzwischen haben insgesamt über 400 weitere Personen die Webinare aufgerufen. Ein weiterer Strauss an Kommunikationsmassnahmen im Jahr 2022 zielt darauf ab, noch mehr betroffene Unternehmen darauf aufmerksam machen.
Webinar in zwei Teilen zu sehen auf https://www.bafu.admin.ch/bafu/de/home/themen/wald/fachinformationen/strategien-und-massnahmen-des-bundes/holzhandelsregulierung/webinar.html